Vennootschappen · Compliance
UBO-register in 2026: de jaarlijkse controle is meer dan een vinkje
Het UBO-register wordt vaak pas geopend wanneer een bank, notaris of accountant ernaar vraagt. Dat is te laat. Een goed UBO-dossier is een doorlopende vertaling van uw aandeelhouders-, bestuurs- en controlestructuur naar één actueel register.
Drie verplichtingen die samen horen
Voor vennootschappen, (i)vzw's, stichtingen, trusts, fiducieën en vergelijkbare juridische constructies registreert het Belgische UBO-register de uiteindelijke begunstigden: de natuurlijke personen die de entiteit geheel of gedeeltelijk bezitten of controleren. De FOD Financiën beschrijft drie samenhangende taken:
- Registreer bij oprichting. De termijn bedraagt 30 dagen.
- Werk bij na een wijziging. Een wijziging in de entiteit of bij de UBO's moet binnen 30 dagen worden verwerkt.
- Bevestig jaarlijks. Ook wanneer niets veranderde, moet de informatie jaarlijks worden bevestigd.
De jaarlijkse bevestiging is een controlemoment
Gebruik die jaarlijkse stap niet als blind vinkje. Leg de UBO-fiche naast het aandelenregister, recente notulen, aandeelhoudersafspraken en de bestuursstructuur. Controleer niet alleen percentages, maar ook wie feitelijk controle uitoefent en of een tussenliggende entiteit of gewijzigde stemverhouding impact heeft op de registratie.
Bewijs hoort bij de registratie
De FOD Financiën vraagt ondersteunende documenten waaruit blijkt dat de gegevens correct, nauwkeurig en actueel zijn. Als voorbeelden noemt de administratie het aandelenregister, notulen van de algemene vergadering en een aandeelhoudersovereenkomst. Wanneer de relevante informatie in een in het Belgisch Staatsblad gepubliceerde akte staat, kan de registratie met die publicatie worden gekoppeld.
Laat één gebeurtenis niet in drie systemen uiteenlopen
Een aandelenoverdracht, benoeming, ontslag of herstructurering kan tegelijk effect hebben op het aandelenregister, KBO-publicaties, mandaten en UBO. Leg bij de beslissing vast welke registratie volgt, wie eigenaar is en welk bewijsstuk de stap sluit. Dat is hoe compliance zichtbaar wordt in plaats van een kalenderherinnering.
Bespreek de structuur →Wat is er recent gewijzigd?
De FOD Financiën meldt dat sinds eind april 2026 het intrekken van een KBO-schrappingsvermelding wegens UBO-niet-naleving niet langer automatisch gebeurt. Eerst moet het dossier conform worden gemaakt — correcte registratie, bewijsstukken en waar nodig jaarlijkse bevestiging — waarna een verzoek tot intrekking volgt. Wacht dus niet tot de administratieve blokkade zichtbaar wordt.
Een compacte kwartaalcheck
- Is er sinds de vorige controle iets gewijzigd in aandeelhouders, stemrechten, bestuur of controle?
- Is elk relevant bewijsstuk terug te vinden bij de geregistreerde gegevens?
- Staat een jaarlijkse bevestiging ingepland, met een duidelijke verantwoordelijke?
- Is de feitelijke structuur dezelfde als wat in uw interne registers en externe publicaties staat?
Officiële bron
Bijgewerkt op 28 juli 2026 op basis van de Nederlandstalige UBO-pagina van FOD Financiën, inclusief de actualiteit over de KBO-schrappingsvermelding. Raadpleeg voor de concrete registratie steeds de actuele toepassing en handleiding van de FOD.
Veelgestelde vragen
Moet ik jaarlijks bevestigen zonder wijziging?
Ja. De jaarlijkse bevestiging blijft vereist, ook als de geregistreerde gegevens ongewijzigd zijn.
Hoe snel moet een wijziging worden verwerkt?
Volgens de FOD Financiën binnen 30 dagen na een wijziging in de entiteit of bij de UBO's.
Kan ik het beheer delegeren?
De FOD vermeldt dat beheer via een mandaat aan bijvoorbeeld een accountant kan worden gedelegeerd. De wettelijke vertegenwoordiger houdt wel zicht op de juistheid van het dossier nodig.
Dit artikel is algemene compliance-informatie en geen advies over de kwalificatie van een concrete UBO of structuur. Laat complexe aandeelhouders-, stemrecht- of controleverhoudingen afzonderlijk beoordelen.